Kontrol Penggunaan Telepon Kantor

Berikut saya sharing beberapa saran dari rekan-rekan HRD mengenai efisiensi penggunaan telepon di kantor:

Pake aja PABX, gunakan password dan kontrol laporannya, buat kampanye efisiensi penggunaan telpon dengan cara bertelepon yang effective meskipun untuk urusan kerja, biasanya kalau sampai 1 menit orang bicara urusan kerjaan tapi lebih dari 1 menit bicara bullsh*t.

Sebagai tambahan bisa HR mengadakan training cara bertelepon yang efektif, namun dari pengalaman saya orang kita perlu pengawasan ketat apakah dari aturan ataupun system, biasanya jika dari laporan bulanan telpon seseorang sangat besar dan kita panggil untuk investigasi, berikutnya langsung jera karena malu dsb.

Ada cara lain yaitu 3 menit mati otomatis, tetapi kurang disukai dan tidak sopan, jika memang lebih dari 3 menit tapi bisa dipertanggungjawabk an tidak ada masalah.

Jujur aja saya pernah melakukan 2 cara:

1. Kita bebaskan dan minta mereka punya rasa tanggung jawab, ternyata GATOT alias Gagal Total, bahkan ada yg telp ke luar negeri.

2. Kita buat levelling, jadi ada yg bisa lokal, HP, interlokal, international, kemudian dibuat password, kita umumkan juga saran untuk bertelepon efektif, beserta syarat (misalnya, telp diluar list pekerjaan lebih dari 1 menit akan dipanggil), akhirnya alhamdulillah turun drastis.

diskusi dari:

Irman

------------------------------------------------------------------------------

Kombinasi penghematan :

1. Pakai PIN

setiap karyawan diberikan PIN untuk bisa deal up.

2. Level akses masing2 user

masing2 user memiliki kepentingan & 'kelayakan' akses telp, apakah cukup : lokal atau lokal SLJJ + ponsel atau full akses hingga internasional

3. Limit / plafon penggunaannya

setiap user tentu juga beda, ada yg cukup 100 ribu setiap bulannya atau hingga unlimited

setiap akhir bulan, terdapat printout deal up, waktu, total biaya yang digunakan masing2 user, jadi walaupun ada user yg unlimited & full aksess juga tidak akan sembarangan menggunakan telp, karena ada recordingnya

lebih baik lagi, PABX ini dikombinasi dengan sistem caller ID di PC / server kantor.

-------------------------------------------------------------------------------

Pengalaman di tempat saya, pemakaian telepon kantor cuma bebas untuk lokal saja, sementara interlokal dan HP harus melalui operator, atau bisa juga dibatasi limitnya (spt. 5 menit terputus dan harus diulang lagi kalo belum selesai).

-------------------------------------------------------------------------------

Ada lagi yg mungkin lebih efektif walaupun agak primitif, yaitu dengan menggunakan operator, semua telepon keluar harus lewat operator (disambungkan oleh operator & tidak bisa dial langsung) dan operator mencatat dari siapa, untuk siapa (nama, perusahaan & no telp) dan kapan.

Dari catatan operator dapat dilacak pengguanaan masing2 orang.

kalau harus disambungkan oleh operator, orang cenderung malas bertelepon kecuali kalau penting.